为进一步规范档案利用，合法合规利用档案信息资源，提高档案利用服务水平，根据《青岛大学档案管理办法》《青岛大学档案利用制度》等规定，现就档案查（借）阅利用工作提示如下：

一、查阅已公开档案

若需查阅本部门归档的档案，填写《青岛大学档案查（借）阅登记表》（见附件2）并经部门负责人同意方可查阅。

若需查阅非本部门归档的档案，须填写《青岛大学档案查（借）阅登记表》（见附件2）并经查阅人所在部门负责人、归档部门负责人同意方可查阅。

若需查阅常委会纪要、校长办公会纪要、带有密级、限制使用的档案，须填写《青岛大学档案查（借）阅登记表》（见附件2）并经部门负责人、党委办公室、校长办公室（保密办公室）负责人审批方可查阅。

外单位或个人查阅档案须出具单位介绍信、身份证等有效证件，并填写《青岛大学档案查（借）阅登记表》（见附件2）。

校内单位师生、校外人员在办理相关查阅利用审批登记手续后，均可利用已公开的档案。境外组织或个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

凡利用属收费范围内的档案实行收费，收费标准按有关规定执行。

二、借出已公开档案

档案原则上不借出档案库房区域外。确有特殊需要借出的，须填写《青岛大学综合档案查（借）阅登记表》（见附件2）并报档案馆负责人签字批准，严格办理借出手续；对借出档案，档案馆要定期催还，发现损坏、丢失、涂改等情况，应及时提交书面报告，按相关规定进行处理，并追究相关法律责任。

校外单位、个人查阅档案时，仅限于在档案阅览室内查阅，一律不准借出。

三、借阅重要、保密珍贵档案和资料

对于重要、保密珍贵档案和资料，一般不提供原件使用。如有特殊需要，须经档案管理部门分管校领导批准。

四、查阅、摘录、复制未开放的档案

查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案管理部门分管校领导批准。涉及未公开的专业技术问题，须经档案形成单位或本人同意。需要利用的档案涉及重大问题或国家秘密，须经保密工作分管校领导批准。

附件：1.青岛大学档案利用制度

2.青岛大学档案查（借）阅登记表

档案馆（博物馆、校史馆）

2025年10月10日