各学院、部门及直属单位

根据学校档案工作要求，为保证今年各类应归档文件材料的齐全、完整、按时、有序移交归档，现将有关立卷归档的具体事项通知如下：

一、立卷归档要求

1.纸质档案

（1）按照校党委常委会二届第163号会议纪要精神,各学院的党政联席会议要有规范的记录、纪要，每年都要整理归档，存综合档案馆。

（2）各学院、部门及直属单位兼职档案人员要严格按照《青岛大学档案工作规范》的规定，全面收集、规范整理本部门的档案，要注意审查归档材料是否齐全，重要文件是否有相应的标识（如加盖单位印章、领导人和经办人签字）、正式公文附件是否齐全，文件承办结果是否归档，文件用笔、打印是否符合档案管理的要求、卷内目录日期与页码应与内容一致、备考表应提前准备好，确保归档文件材料内容完整，合格有效，保质保量按时完成档案移交任务。

2.电子档案

加强各类电子文件的收集归档，各学院、部门及直属单位把相应纸质文件归档后，应将电子文件刻录光盘（一式三张）一并归档。

3．征集专题档案资料

面向全校广大师生征集学校在各个阶段上的珍贵档案资料。

二、立卷归档注意事项及具体安排

1．立卷归档工作注意事项

（1）现医学部原医学院相关单位的档案仍然移交原医学院档案室保管。

（2）师范学院所属单位的档案仍然移交原师范学院档案室保管。

除以上两种情况外，学校所有档案均移交中心校区综合档案馆保管。

（3）新成立的校直属科研单位，请填写附件1:《2017年档案工作分管领导和兼职档案员名单》，并于5月27日前将名单报综合档案馆，以便组织有关的业务培训。相关单位的档案立卷、归档工作按青岛大学档案管理办法执行。

2．具体工作安排见附件2：《2017年各部门档案归档时间安排表》。

联系人：苟煜林

联系电话：85953087

邮箱：gouyulin@126.com

附件1:2017年档案工作分管领导和兼职档案员名单

附件2：2017年各部门档案归档时间安排表

                                                                                                                                          综合档案馆

                                                                                                                                          2017/5/24