各学院、部门及直属单位：
根据学校档案工作要求，为保证今年各类应归档文件材料的齐全、完整、按时、有序移交归档，现将有关立卷归档的具体事项通知如下：
一、立卷归档要求
1、纸质档案。各部门兼职档案人员要严格按照《青岛大学档案工作规范》的规定，全面收集、规范整理本部门的档案，要注意审查归档材料是否齐全，重要文件是否有相应的标识（如加盖单位印章、领导人和经办人签字）、正式公文是否附件齐全，文件承办结果是否归档，文件用笔、打印是否符合档案管理的要求等，确保归档文件材料内容完整，合格有效，保质保量按时完成档案移交任务。
2、电子档案。加强各类电子文件的收集归档，各部门把相应纸质文件归档后，应将电子文件刻录光盘（一式三张）一并归档。
3、实物档案。各部门将往年获得荣誉证书、奖状、奖杯、锦旗，照片、废弃公章等，按时整理归档。
4、征集专题档案资料。面向全校广大师生征集学校在各个阶段上的珍贵档案资料。
二、立卷归档时间安排
各部门要明确分管档案工作的领导和兼职档案员，并请于5月10日前将名单报档案馆，以便组织有关的业务培训。2015年各部门档案归档时间安排见下表。
2015年档案归档时间安排表
类 别
| 移交时间
| 学院、部门及直属单位
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党群类
行政类
| 5月10日—
5月20日
| 纪委、组织部、宣传部、统战部、离退休工作处、党校、发展规划处、图书馆、校医院
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5月20日—
5月30日
| 工会、团委、审计处、保卫处、后勤处、校友办、东校区管理办公室、高职办、各学院党政办
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5月31日—
6月15日
| 党办、校办、人力资源处、招生就业处
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教学类
| 5月10日—
5月20日
| 研究生处（研究生工作部）、学生处（学生工作部）
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5月21日—
5月30日
| 教务处、国家重点实验室、体教部、公共外语教学部
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7月1日—
12月31日
| 各学院教科办、思想政治教学部
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科研类
| 5月19日—
5月30日
| 科研处
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产品类
| 5月10日—
5月20日
| 后勤集团、校企集团
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基建类
| 5月10日—
5月20日
| 基建处
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设备类
| 5月10日—
5月20日
| 资产管理处
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出版类
| 5月10日—
5月20日
| 学报、报社
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外事类
| 5月10日—
5月20日
| 国际处（港澳台侨办公室）
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财会类
| 5月10日—
5月20日
| 财务处
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青岛大学综合档案馆
2015年5月6日
