一、基本原则
1、依法归档，集中管理
依据《高等学校档案管理办法》《青岛大学档案管理办法》中规定：“各单位必须按照国家规定，定期向学校档案馆移交档案，不得以任何借口拖延或拒绝归档。学校所有工作人员在其从事教学、科研、管理、医疗、生产等各项公务活动中形成的各种载体、形式的文件材料，必须按照国家有关归档的规定，收集齐全并及时向档案馆或本单位档案工作人员移交，集中管理。任何个人不得据为己有。对个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可通过征集、代管等形式进行管理”。
2、部门立卷
教育部令第27号《 高等学校档案管理办法》 第十六条 高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
二、归档范围及保管期限、密级判定
（一）归档范围：
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 第三条，机关文件材料归档范围是：
1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
4.其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）文件材料的保存价值、保管期限及密级的判定
一般遵循下列原则：
1.凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。
2.凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。
3.凡在短期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。
4.凡是上级领导机关所发的文件，按照原文件所定的密级执行；凡属本校形成的文件材料的密级，按照国、省和我校的有关规定执行。
三、档案实体立卷流程
在文件材料收集齐全的基础上，一般应按下列步骤进行立卷。
（一）组卷原则：按年度、问题立卷
1、分年度
一般文件归入文件形成年度；
跨年度的请示与批复，归入批复年度；
跨年度的规划、计划，一般可归入内容针对的第一个年度；
跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；
跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；
跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；
法规性文件归入公布或批准的年度；
按学年处理的文件归入专门年度。
2、分问题
将文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。
会议文件，按会议届次组合，可一会一卷、数卷，或数会一卷；
非诉讼案件材料，按问题或人头组合，可一案一卷或一案数卷；
人民来信材料，可按信件的作者，信件处理形式或信件所反映的问题组合； 统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合；
学校管理和业务活动形成的业务文件材料，一般按单一问题组合；
工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；
简报按名称或期号组合；
其他文件可按特殊形式组合。
3、分期限
将文件材料按规定的不同保管期限分开。
（二）卷内文件排序的原则
1、管理性内容的文件材料，按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：
批复在前，请示在后；
正件在前，附件在后；
印件在前，定稿在后；
定稿在前，历次重要讨论稿在后；
结论性材料在前，依据性材料在后。
2、专题性、成套性档案（含教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版等档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。
3、准确判断文件材料的保存价值与保管期限及密级，不同保管期限，不同密级的档案，应分别组卷。
4、卷内文件排列，一般应文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
（三）检查案卷文件材料
1.检查案卷文件材料的成分，审查文件材料是否收集齐全完整，并剔除不应归档的文件材料；
2.检查案卷文件材料的联系，依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散联系的现象；
3.检查案卷文件材料的保存价值，查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致；
4.检查案卷文件材料的数量，一般不超过200页，对同一问题文件数量多的，可适当分卷，问题单一、数量较少的可组薄卷。
5.检查案卷文件材料用笔是否符合归档要求，凡用笔不符合归档要求的文件材料，必须予以纠正。使用铅笔、圆珠笔、红色或纯兰墨水书写的文件材料，禁止归档。
（四）整理
对装订线以外有字迹的或破损的文件材料，及与文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要进行折叠；除掉文件材料上的金属物。
（五）编页号
卷内文件材料无论单面或双面，只要有书写文字，均应编号，页号用铅笔在材料正面右上角，反面在左下角进行编号。
（六）填写卷内备考表
本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修补、补充等情况，无特殊说明的无需填写。
立卷人：由立卷责任者签名。
审核人：由立卷单位负责人签字。
立卷时间：由立卷人按实际立卷时间填写。
（七）拟写案卷标题
案卷题名应简明确切，结构完整，体式一致。一般应准确概括卷内文件材料的主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。
除会议文件外，不得用“×××文件材料”；
除一般函件外，不得用“×××来往文书”；
除了诉讼案件材料外，不得用“×××案件”。
案卷题名一般不超过50个字。要求书写工整，字迹清楚。
（八）其他要求
1、备考表、案卷标题，均应使用碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔书写。
2、文件材料一般归档一份，重要文件材料，一式二份归档。
3、归档文件材料应是原件，复印件原则上禁止归档； 电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行。
