为加强学校档案部门的业务建设，做到门类齐全，结构合理，管理科学，有效服务，必须实行目标管理，使档案工作各个环节规范化，提高管理水平，更有效地保护及利用档案，为学校和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和教育部《普通高等学校档案管理办法》及《高等学校档案工作规范》等法律、法规和规章制订本规范。

１ 档案工作的基本原则

1．1在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属学校档案。

1．2学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

1．3学校应严格实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

1．4学校应有一位校领导分管档案工作，各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员负责本部门的立卷归档工作。

1．5学校要把档案工作列入学校计划，在人员、经费、库房、设备等各方面给予保证。

1．6学校档案工作要努力从经验管理转向科学管理，逐步采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。

２ 档案部门的任务

2．1贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作。

2．2制订本校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。

2．3负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。

2．4开展档案的开放和利用工作。

2．5参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。

2．6参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

2．7培训全校专（兼）职档案工作人员。

2．8开展档案宣传工作和利用者教育活动。

2．9完成学校领导交办的其他任务。

３ 档案部门的制度建设

3．1综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则、规定。

3．2立卷归档制度，包括校内各部门立卷要求，各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档办法。

3．3档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

3．4档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。

3．5档案统计制度，包括统计时间、项目、内容、办法。

3．6开放档案的利用制度，包括确定档案开放与控制使用的具体范围和开放档案的管理办法等。

3．7未开放档案的利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。

3．8档案的鉴定制度，包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。

3．9档案部门及下属科室负责人、全体人员的岗位责任制度，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。

4档案的收集

4．1收集范围

4．1．1学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

4．1．1．1根据《青岛大学档案实体分类法》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、人物、声像十二大类文件材料。

4．1．1．2征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料。

4．1．1．3校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。

4．1．2并入学校的单位的档案。

4．1．3上级决定由本馆保管的撤销单位的档案。

4．2立卷归档分工

4．2．1部门、课题组立卷归档是学校档案工作的基本制度和基础，各部门必须分工明确，协同配合。

4．2．2学校分管档案工作的校领导、各部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应的范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。

4．2．3全校性、综合性的由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。

4．2．4立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口，其他部门可向它们集中或靠拢。

4．2．5临时机构形成的文件材料由临时机构负责立卷、归档。

4．3案卷的质量要求

4．3．1各门类档案的质量要求，总的是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

4．3．2卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

4．3．3管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

4．3．4专题性、成套性档案（含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版、人物、声像档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。具体请参阅各工作规范。

4．3．5在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。

4．3．5．1确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；

凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。

4．3．5．2对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余多数为长期、短期保管。

4．3．6卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

4．3．7立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮成卷或单份装订，一般不超过２００页；当问题单一，文件较少，又不便一起归类时，可立薄卷。

4．3．8卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧上角编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

4．3．9每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加［］。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。

4．3．10卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。

4．3．11案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过５０字。

4．3．12要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线，不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。

4．3．13除有特殊要求外，档案的案卷格式和各种表格、规格、用纸应统一。

4．4归档时间和手续

4．4．1党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。

4．4．2教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。

4．4．3科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

4．4．4随时接收上级规定应接收的档案。

4．4．5接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。

5 档案的整理

5．1划分全宗

5．1．1档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

5．1．2建国后各校形成的包括各门类和载体的档案，全宗名称不因学校名称变动而改变。

5．2档案的分类、编号、排架

5．2．1档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷分别归类编号。

5．2．2实体分类是以全宗为单位按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号，排架组织馆藏。

5．2．3档案实体按档号顺序排架。档号一般是各类档案的最下位类目顺序编码。年度为自然年度或教学年度，按各类规范要求确定。

5．2．4档案分类、编号、排架，一经确定，不可随意变动。

5．3档案检索工具的编制

5．3．1案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。

5．3．2从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具：档案馆指南、全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录、机读目录、文件字号索引及资料目录等。

6档案的计算机管理

6．1档案部门应纳入学校自动化信息管理网络，积极开发和利用教育部推荐的、与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。

6．2计算机档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络相一致。最好尽可能选用容量较大、档次较高的计算机，软件编程语言为关系型数据库系统，输出设备为较为先进的打字机。以保证档案科学管理的需要和学校教育管理信息系统联网要求。

7档案的保管

7．1库房要求

7．1．1库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

7．1．2库房标准温度为１４—２４℃，标准相对湿度为４５—６０％。

7．2档案部门应纳入学校自动化管理系统，根据工作需要逐步设置计算机、复印机、照像（翻拍）机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。

7．3案卷入库时应检查帐、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体、依档号顺序排列。

7．4案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号，各柜、各库和全馆均应有档案资料存放标志图、示意图。

7．5档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。

８ 档案的鉴定和统计

8．1档案部门要按规定进行鉴定

8．1．1档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。

8．1．2在分管校长领导下，档案部门会同有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册经分管校长批准后，方可存毁。

8．1．3销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

8．2档案部门要确定专人负责统计。

8．2．1建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆内各种情况数据，按省、市档案部门和学校主管部门的要求及时报送各种报表。

8．2．2按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。

8．2．3对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。

９ 档案的开放利用

9．1档案部门人员要熟悉馆藏，主动提供利用，起到领导和有关部门的助手和参谋作用。

9．1．1要充分发扬学校优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定期跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。

9．1．2馆内应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。

9．2珍贵档案应以复制件或缩微片代替原件提供利用。

9．3对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放，科技档案开放利用按国家档案局、国家科委《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》执行。涉及重大问题和机密的，还要报请校领导批准。

9．3．1对开放的档案，应认真审查内容，严格区分开放与控制使用的界限。

9．3．2利用开放档案，对国内利用者与台湾、香港、澳门同胞及外国人应有不同的要求。

9．3．3开放档案，应另编目录和检索工具，供利用者检索。

9．3．4专利成果档案的利用按《中华人民共和国专利法》的规定执行。

9．4利用手续

9．4．1凡利用馆藏档案，均应按本馆规定办理利用手续，填写《档案借阅登记簿》，对校外单位和有关人员还应按照国家规定收费。

9．4．2利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留馆存查。

9．4．3对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校按规定严肃处理。

10档案的编研和学术研究

10．1学校档案部门应加强编研工作，对学校档案资料进行研究整理，编辑出版。参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志，编写或配合有关部门编写重要参考资料。

10．1．1编研的重要参考资料包括：学校沿革表；历任校领导（含副职）职务名称及任免；学校各种基础数据汇编；年鉴、学校大事记（可与党办、校办合编）；重要档案史料汇编；重要专题档案汇编（如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等）；重要会议简介等等。

10．1．2档案部门对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。必要时应报有关部门或分管校领导审查。

10．2档案部门应认真组织本单位学术理论研究，参加本系统、本地区的档案协会（学会、研究会）活动，并起重要作用。